КЛИЕНТЫ И ПРОЕКТЫ

КЛИЕНТ. Российская IT-компания, специализирующаяся на поставке ПО и консалтинговых услугах.
ЗАДАЧА. Внедрить ЮЗДО между контрагентами и ведение договорного блока внутри компании. Интеграция с учетной системой. Автоматизация бизнес-процессов в рамках согласования документов.
ОТРАСЛЬ. IT

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА

Российская IT-компания обратилась к нам, чтобы улучшить свои бизнес-процессы и перейти на электронный документооборот. Предварительный анализ показал, что использование веб-интерфейса и функционала оператора недостаточно для эффективного управления бизнес-процессами. Поэтому мы рекомендовали перевести электронный документооборот в СЭД на платформе Directum RX с использованием дополнительных модулей, которые позволят значительно повысить эффективность работы компании и сократить время на выполнение рутинных задач.

ПРОБЛЕМАТИКА

В компании использовалась сложная схема согласования документов. Отсутствовала автоматизации в области документооборота. Требовалась гибкая схема согласования, учитывающая все особенности работы IT-компании.

РЕШЕНИЕ

Для решения поставленных задач было предложено реализовать электронный документооборот с использованием платформы Directum RX и дополнительных модулей. Данные модули были интегрированы в существующую систему Directum RX и предоставили возможность маршрутизации процесса согласования всех документов.
В рамках данного проекта была осуществлена интеграция Directum RX с несколькими системами: 1С, Диадок и Timetta.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Цифровизированы бизнес-процессы согласования документов. Заказчик снизил затраты ресурсов на рутинные задачи, возникающие в ходе согласования и подписания документов, и получил гибкую систему, удовлетворяющую требованиям современной IT-компании. Интеграция с учетной системой и Timetta позволила уменьшить ручной ввод для ведения проводок. Система Directum с помощью ИИ сопоставляет необходимые параметры (например, табличная часть в первичной документации) и в случае расхождения оповещает ответственного сотрудника о возможной ошибке.

КЛИЕНТ. Российский высокотехнологичный холдинг, специализирующийся на исследованиях, разработке, производстве и дистрибуции продукции для профилактики, диагностики и лечения различного рода заболеваний
ЗАДАЧА. Разработка мобильного решения для согласования, подписания и обмена ЮЗЭДО (юридически значимого электронного документооборота)
ОТРАСЛЬ. Фармацевтика

ПРОБЛЕМАТИКА

Руководство хотело иметь возможность работать через мобильные устройства для постоянного контроля бизнес-процессов и оперативного доступа — необходимо было перевести систему на мобильное решение.

РЕШЕНИЕ

Разработка мобильного решения на платформе SAP Fiori позволила оперативно решать задачи в рамках текущих бизнес-процессов, а также отслеживать процессы согласования в режиме онлайн.

Проект предусматривал масштабную реализацию обмена разнообразными документами через электронный документооборот (ЭДО) на основе процедур закупок и реализации товаров, услуг и основных средств как внутри компании, так и с внешними партнёрами. Проект включал в себя межведомственные взаимодействия, а количество пользователей, задействованных в проекте, составляло 70 человек. География проекта охватывала различные подразделения компании, расположенные в городах Ярославль, Ростов, Москва, Химки, а также в деревне Шелепаново.

РЕЗУЛЬТАТЫ

После завершения проекта в компании появилась возможность подписывать документы с помощью мобильного решения. Увеличилась скорость подписания документов, качество обработки документации.

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА

1) Для повышения прибыльности предприятия руководство нуждалось в точном расчете себестоимости продукции, в аналитических отчетах с оценкой рентабельности различных направлений деятельности.
2) Требовалось автоматизировать сбор отчетности, предназначенной для директора института и управляющей компании акционерного общества. Изначально такая отчетность собиралась вручную и несистемно, а потому часто содержала устаревшие или неточные данные.
3) С ростом объема госзаказов система бюджетирования стала более востребованной. В ней планировалось контролировать соблюдение бюджетов на выполнение заказов, предоставлять заказчикам в случае необходимости данные об объеме и стоимости выполненных работ.
4) Чтобы вовремя обеспечивать производство необходимыми материалами и сокращать их издержки, нужно было выстроить единую систему управления запасами для производства, склада и бухгалтерии.
5) Отдел аренды остро нуждался в автоматизации расчетов с арендаторами, контроля занятости площадей, обмена данными с бухгалтерией.

РЕШЕНИЕ

Требовалось внедрить современное ИТ-решение, чтобы упорядочить существующие процессы управления и учета, получить новые возможности для анализа данных и принятия управленческих решений.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Компания использует ERP систему 1С и отраслевое решение «1С Аренда и управление недвижимостью». После внедрения бюджетирования усилился контроль за финансово-экономической деятельностью Института и принятием управленческих решений.
На 10% сократились издержки на закупку и хранение материалов, а отдел аренды смог за год увеличить выручку на 15%.
Полностью автоматизирована работа отдела аренды, в том числе ежемесячный расчет постоянной и переменной частей арендной платы.
Повысилась достоверность и прозрачность бухгалтерской и налоговой отчетности. Трудозатраты на подготовку первичной документации снизились на 20-30%. Всего автоматизировано 110 рабочих мест.

ПРЕДПОСЫЛКИ ПРОЕКТА

1) Регулярно встречались методологические ошибки бухгалтерского учета, которые требовалось оперативно исправить. Формализовать учетные процессы.
2) Отсутствовала система налогового учета, поэтому компания была вынуждена формировать налоговую отчетность по данным бухгалтерского учета.
3) Не была настроена управленческая система учета и бюджетирования. Отчетность, собиралась вручную и не системно.
4) Процессы взаимодействия бухгалтерии, складского учета и производства для организации системы управления запасами также не были структурированы.
5) Не было настроено планирование производства, закупок, загрузки производственных работников.

РЕШЕНИЕ

1) Сбор информации по текущей схеме учета, построение модели «как есть».
2) Разработана модель «Как будет» с учетом изменений бизнес-процессов и их дальнейшей автоматизации.
3) Разработаны рекомендации по исправлению недочетов в бухгалтерском и налоговом учете. В том числе формирование налоговой отчетности по данным бухгалтерского учета.
4) Разработаны методики ведения бухгалтерского учета в части закрытия затратных счетов и расчета себестоимости.
5) Оказаны консультации по учету НДС, распределению заработной платы, страховых взносов и др.
6) Реализована постановка налогового учета.
7) Оптимизированы процессы взаимодействия бухгалтерии, складского учета и производства.
8) Построена система планирования производства, загрузки рабочих центров и формирования сводной потребности на основании наряд-заказов покупателей.

РЕЗУЛЬТАТЫ

В результате реализации проекта в соответствии с требованиями законодательства была разработана единая методология учета хозяйственных операций. Повысилась достоверность и прозрачность бухгалтерской и налоговой отчетности.

На данный момент в компании корректно формируются затраты на производство и производится калькулирование себестоимости продукции, позволяющее получать четкую картину структуры затрат в разрезе видов наряд-заказов покупателей. Ведется управленческий учет и отражается арендная деятельность предприятия. Автоматизировано 110 рабочих мест.