ЭДО для бизнеса в 2026 году: полное руководство

С 1 января 2026 года в России вступают в силу ключевые изменения в сфере электронного документооборота (ЭДО). Для компаний, которые уже используют или планируют перейти на цифровой документооборот, эти нововведения станут обязательными. 

В этой статье кратко расскажем:

• как изменяется законодательство в части ЭДО в 2026 году
• какие группы товаров становятся обязательными для маркировки
• кто должен применять ЭДО с 2026 года
• как подготовиться к переходу на ЭДО

Главные изменения в законодательстве 2026

1. Обязательный переход на УПД 5.03 с 1 января 2026 года

С нового года Универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03 становится единственным допустимым электронным документом для подтверждения:

• отгрузки товаров,
• выполнения работ,
• оказания услуг.

Старые электронные форматы — ТОРГ-12 и Акты выполненных работ — больше не принимаются в системах ЭДО. Обмен ими через операторов будет технически невозможен.

Важно: бумажные ТОРГ-12 и акты сохраняют юридическую силу. Компании, не использующие ЭДО, могут продолжать работать с привычными документами. Но если вы уже ведёте электронный документооборот — переход на УПД обязателен.

УПД объединяет функции первичного документа и счёт-фактуры, что упрощает учёт:

• можно использовать его как полный пакет (статус «1»),
• или только как первичку без НДС (статус «2»).

2. Что нового в УПД 5.03?

Обновлённый формат учитывает последние изменения в налоговом и товарном регулировании:

1. Новые ставки НДС для УСН: добавлена поддержка ставок 5% и 7% — особенно актуально для малого бизнеса.
2. Маркированные товары: в документе теперь обязательно указывать признак №3, а также GTIN (глобальный штрихкод) и количество по коду маркировки.
3. Прослеживаемые товары: для импортной продукции используется признак №2 и регистрационный номер партии (РНПТ).
4. Обязательное поле 5а: необходимо указывать реквизиты документа, подтверждающего факт получения (наименование, номер, дата).
5. Изменение имени файла: в названии теперь отражаются специальные идентификаторы (N2–N6), сигнализирующие о наличии алкоголя, табака, маркировки или прослеживаемых товаров.

3. Электронные транспортные накладные (ЭТрН) — с 1 сентября 2026

С этой даты все участники грузоперевозок — грузоотправители, перевозчики, получатели и экспедиторы — обязаны оформлять документы только в электронном виде через ГИС ЭПД (Государственную информационную систему электронных перевозочных документов).

Под действие попадают:

• автомобильные,
• железнодорожные,
• авиационные перевозки.

Также вводятся новые требования к экспедиторам:

1. с 1 марта 2026 они должны подать уведомление в реестр «ГосЛог»,
2. до 1 мая 2026 — завершить регистрацию,
3. иначе оказание услуг станет незаконным.

Требования к экспедиторам:

• отсутствие судимости за экономические преступления,
• не более одного нарушения в сфере перевозок за год.

Расширение списка маркированных товаров в 2026 году

С 1 марта по 1 декабря 2026 года в России поэтапно вводится обязательная маркировка новых категорий продукции. Компании, работающие с этими товарами, обязаны передавать данные об их обороте в систему «Честный ЗНАК».

Основные этапы внедрения:

• 1 марта — сладости и кондитерские изделия: печенье, мармелад, зефир, вафли, шоколадные и ореховые пасты;
• 1 апреля — чай и чайные напитки;
• 1 мая — хлебобулочные изделия и торты;
• 1 июня — кофе и цикорий;
• 1 июля — шоколад, драже, карамель, жевательная резинка.

Также в 2026 году запускается объёмно-сортовой учёт для партий однотипной продукции:

• 1 июля — косметика, бытовая химия, бритвы и лезвия;
• 1 сентября — бакалея;
• 1 октября — консервы.

Для таких товаров необходимо фиксировать ввод в оборот при любых операциях. Вывод из оборота подлежит отчётности только в случае брака, утилизации, кражи, экспорта, конфискации или ликвидации компании — но не при обычной розничной продаже.

Кроме того, с этого года начинается переход на поэкземплярный учёт, при котором каждая единица товара отслеживается индивидуально:

• 1 марта — безалкогольные напитки (включая безалкогольное пиво), спортивное питание, антисептики, дезсредства, ветпрепараты, медицинские перчатки и средства гигиены при недержании;
• 1 апреля — моторные масла;
• 1 июня — красная и чёрная икра;
• 1 ноября — молочная продукция со сроком хранения свыше 40 дней и растительные масла;
• 1 декабря — стройматериалы и корма для животных.

Эти изменения требуют от бизнеса своевременной адаптации учётных систем и интеграции с госплатформами — особенно если вы работаете с ERP-решениями, такими как SAP или 1С.

Штрафы за нарушение правил ЭДО

Несоблюдение новых требований влечёт серьёзные последствия:

Нарушение	Ответственность
Отсутствие ЭТрН	• Водителю — 1 500 руб.• Должностным лицам — до 20 000 руб.• Юрлицам — до 250 000 руб. + возможная приостановка деятельности
Работа экспедитора без регистрации в «ГосЛог»	• Юрлицам — 100–300 тыс. руб.
Использование старых форматов ЭДО (ТОРГ-12, акты) после 01.01.2026	• Отказ ФНС в признании расходов• Проблемы с НДС-вычетами

Кого касаются изменения в ЭДО в 2026 году?

• Все компании и ИП, использующие ЭДО обязаны перейти на УПД 5.03 с 1 января 2026.
• Логистические компании и экспедиторы должны использовать ЭТрН и зарегистрироваться в «ГосЛог».
• Компании с бумажным документооборотом могут продолжать работать с ТОРГ-12 и актами, так как бумажные документы не теряют юридической силы.

Как выбрать оператора ЭДО?

При выборе команда Dinord рекомендует обратить внимание на:

1. Аккредитацию в ФНС — без неё документы не будут юридически значимыми.
2. Поддержку УПД 5.03 и ЭТрН — уточните, реализованы ли новые форматы.
3. Интеграцию с вашей ERP (1С, SAP и др.) — чтобы избежать ручного ввода.
4. Техподдержку и обучение персонала — особенно важно при массовом переходе.

Что делать прямо сейчас?

1. Проверьте, поддерживает ли ваша учётная система (1С, SAP и др.) УПД 5.03.
2. Убедитесь, что ваш оператор ЭДО аккредитован и готов к 2026 году.
3. Проведите тестовый обмен с ключевыми контрагентами.
4. Обновите учётную политику и внутренние регламенты.
5. Обучите бухгалтеров и логистов работе с новыми форматами.

Команда Dinord подскажут, как грамотно перейти на ЭДО и проверить готовность СЭД к изменениям в законодательных требованиях.